Contractize.app ile Tüm Sözleşme Türlerinde Sözleşme Yenileme ve Uyum Otomasyonu

2025 yılında iş temposu her zamankinden daha hızlı, ancak bir şirketi koruyan yasal altyapı—sözleşmeleri—çoğu zaman geride kalıyor. Yenileme tarihini kaçırmak, bir uyum maddesini gözden kaçırmak veya temiz bir denetim izini tutmamak binlerce dolar maliyet, itibar kaybı ve hatta düzenleyici cezalarla sonuçlanabilir.

Contractize.app, halihazırda kapsamlı bir sözleşme üreticisi kitaplığı (NDA, Kullanım Şartları, Ortaklık Sözleşmesi vb.) sunuyor, fakat gerçek gücü statik belgeleri yaşayan varlıklara dönüştürmesinde yatıyor. Platformun otomasyon motorunu kullanarak işletmeler yenileme takibini merkezileştirebilir, uyum kurallarını zorlayabilir ve her sözleşme türü için aranabilir bir tarihçe oluşturabilir.

Aşağıda, küçük ve orta ölçekli işletmelerin tam zamanlı bir hukuk departmanına sahip olamayabileceği varsayımıyla, Contractize.app’i uçtan uca yenileme otomasyonu ve uyum yönetimi için nasıl yapılandıracaklarını gösteren adım‑adım bir çerçeve bulacaksınız.

1. Sözleşme Manzaranızı Haritalayın

Otomasyona geçmeden önce net bir envantere ihtiyacınız var. Contractize.app, her anlaşmaya bir Sözleşme Türü (ör. NDA, Veri İşleme Sözleşmesi, Yazılım Lisansı) ve bir İş Fonksiyonu (İK, BT, Satın Alma) etiketi eklemenizi sağlar.

1. Ana bir tablo oluşturun (veya doğrudan Contractize.app’e aktarın) ve şu alanları listeleyin:
   • Sözleşme adı
   • Karşı taraf
   • Yürürlük tarihi
   • Bitiş / yenileme tetikleyicisi (30‑gün bildirim, otomatik yenileme vb.)
   • Düzenleyici temas noktaları (GDPR, CCPA, HIPAA vb.)
2. Listeyi toplu‑import aracıyla yükleyin. Her satır, otomasyon için kullanılacak meta veri alanlarıyla bir sözleşme kaydı haline gelir.

İpucu: Yerleşik taksonomi “Uyum Kategorisi”ni kullanarak aynı yasal yükümlülükleri paylaşan sözleşmeleri (ör. veri‑gizliliği, fikri mülkiyet koruması) gruplayabilirsiniz.

2. Yenileme İş Akışlarını Yapılandırın

Contractize.app’in iş akışı oluşturucusu, Tetikleyici → Eylem → Bildirim şeklinde görsel bir akış diyagramı gibi çalışır.

a. Tetikleyicileri Tanımlayın

• Tarih‑Tabanlı Tetikleyici: Sözleşmenin sona erme tarihinden X gün önce çalışacak şekilde ayarlayın.
• Madde‑Tabanlı Tetikleyici: “Fesih bildirimi yapılmadığı sürece otomatik yenileme” maddesi olan sözleşmeler için, bir fesih bildirimi alanını kontrol eden bir tetikleyici oluşturun.

b. Eylemleri Oluşturun

c. Bildirimleri Ayarlayın

• İç Uyarılar: Slack, Microsoft Teams veya e‑posta hatırlatması sorumlu paydaşa gönderilir.
• Dış Uyarılar: Karşı tarafa imza veya onay talep eden otomatik bir e‑posta gönderilir.

Tüm bildirimler şirket logonuz ve kısa, SEO‑dostu bir konu satırı ile özelleştirilebilir—bu da “Generative Engine Optimization” (GE‑O) için faydalıdır çünkü içerik arama botları tarafından ilgili sözleşme‑yönetimi materyali olarak indekslenir.

3. Uyumu Kurallar İçine Gömün

Uyum tek bir kalıp değildir. Contractize.app, belirli sözleşme kategorilerine Kural Setleri eklemenize izin verir.

Örnek: GDPR‑Odaklı Veri İşleme Sözleşmeleri

1. Kural 1 – Veri Sahibinin Hakları Maddesi: Veri sahiplerinin haklarını nasıl kullanabileceklerini açıklayan bir paragraf bulunmalı.
2. Kural 2 – Alt‑İşlemci Bildirimi: Alt‑işlemciler listelenmeli ve denetim hakkı maddesi eklenmelidir.
3. Kural 3 – Saklama Takvimi: Kişisel verilerin ne kadar süre saklanacağı tanımlanmalı.

Taslak oluşturulduğunda motor her kuralı doğrular. Herhangi bir kural başarısız olursa taslak işaretlenir ve imzaya geçmeden önce revize edilmek üzere geri gönderilir.

Çapraz‑Düzenleyici Kütüphanesi

Contractize.app aşağıdaki uyum kurallarını önceden doldurulmuş bir kütüphane olarak sunar:

• HIPAA (İş Ortaklığı Sözleşmeleri)
• CCPA (Tüketici Gizliliği Ekleri)
• EU‑US Veri Gizliliği Çerçevesi (Schrems II kararı sonrası yeni)

Ayrıca PCI‑DSS veya SOX gibi sektör‑özgü standartlar için özelleştirilmiş kurallar da ekleyebilirsiniz.

4. İmza Toplamayı Otomatikleştirin

İmza otomasyonu zaman tasarrufu sağlar ve yasal bir denetim izi oluşturur.

1. Entegre e‑İmza: Contractize.app’in yerel e‑imza modülü (ESIGN, eIDAS, UETA uyumlu) kullanın.
2. Üçüncü‑Taraf Bağlantıları: API aracılığıyla DocuSign veya Adobe Sign’e bağlanarak, bu sağlayıcıları zaten kullanan kurumlar için entegrasyon sağlayın.
3. Sıralı İmza: İmzacıların sırasını belirleyin—önce iç onay, ardından dış taraf.

Tüm taraflar imzalandığında sistem belgeyi kriptografik hash ile damgalar ve değiştirilemez bir depoda saklar.

5. Denetim‑Hazır Bir Depo Oluşturun

Her işlem—taslak oluşturma, kural doğrulama, hatırlatma gönderimi, imza yakalama—zaman damgası ve kullanıcı kimliği ile kaydedilir.

• Aranabilir Günlükler: Belirli bir sözleşme için tüm olayları çekmek amacıyla yerleşik arama özelliğini kullanın.
• Rapor Dışa Aktarımı: İç denetimler veya düzenleyici talepler için CSV ya da PDF uyum raporları üretin.
• Saklama Politikaları: Otomatik arşivleme kuralları belirleyin (ör. fesih sonrası 7 yıl saklama) ve yasal tutma gereksinimleriyle uyumlu kalın.

Tek bir gerçek kaynak olması, manuel süreçlerde kaybolabilecek “gölge sözleşmeler” riskini ortadan kaldırır.

6. Tüm Sözleşme Türlerinde Otomasyonu Ölçeklendirin

Çalışma akışı, kurallar ve bildirimler şablon‑tabanlı olduğu için aynı süreci her sözleşme türüne kolayca kopyalayabilirsiniz:

Sadece Sözleşme Türü etiketini değiştirmek, aynı otomasyon motorunun her sözleşme türü için yenileme takibi, uyum doğrulaması ve paydaş yönlendirmesini yürütmesini sağlar.

7. KPI Paneli ile Performansı İzleyin

Contractize.app, gerçek zamanlı bir panelde şu metrikleri gösterir:

• Yenileme Başarı Oranı (oluşturulan taslakların imzalanma oranı)
• Uyum Geçiş Oranı (tüm kuralları geçen sözleşmeler)
• Ortalama Yenileme Süresi (tetikleyiciden son imzaya kadar geçen gün)
• Bekleyen Uyarılar (son tarihine yaklaşan sözleşmeler)

Hedefler belirleyin (ör. %95 yenileme başarısı) ve eşikler aşıldığında otomatik uyarılar alın. Bu veriler, risk azaltma çabalarınızı yönetim kuruluna raporlamak için kullanılabilir.

8. Sürekli Başarı İçin En İyi Uygulamalar

1. Periyodik Kural Gözden Geçirme – Hukuki gereklilikler değişir; kural setlerini çeyrek yılda bir gözden geçirin.
2. Paydaş Eğitimi – Yenileme uyarılarına nasıl yanıt verileceği konusunda hukuk dışı personeli kısa atölyelerle eğitin.
3. Versiyon Kontrolü – Her sözleşme türü için “ana şablon” tutun ve imzalanmış bir sözleşmeyi doğrudan düzenlemeyin.
4. Yedekleme Stratejisi – Depo anlık görüntülerini gece yarısı bir dış depolama alanına dışa aktarın.

Bu alışkanlıklar, otomasyonun güç artırıcı değil, gizli bir sorumluluk kaynağı olmasını engeller.

9. Gerçek Dünya Örneği: Bir SaaS Startup’un Yolculuğu

Arka Plan: 45 çalışanı olan bir SaaS startup, NDAları, SaaS lisans sözleşmeleri ve DPA sözleşmeleri için ayrı ayrı elektronik tablolar kullanıyordu. Önemli bir DPA’nın yenilenmesini kaçırdığında GDPR denetimiyle karşılaştı.

Uygulama:

• 120 sözleşmeyi Contractize.app’e aktardı.
• 30‑gün önceden hatırlatma tetikleyicili evrensel bir yenileme iş akışı oluşturdu.
• Tüm DPA sözleşmelerine GDPR‑özel kural setini ekledi.
• İmza için DocuSign entegrasyonunu kullandı.

Sonuç (6 ay):

• %100 yenileme uyumu (geç kaçırılan tarih olmadı).
• Manuel sözleşme yönetimi saatlerinde %40 azalma.
• Düzenleyici talebi için denetim raporları 24 saat içinde sunuldu.

Startup, sözleşme portföyünü artık stratejik bir varlık olarak görüyor ve hukuk ekibi büyümeye odaklanabilecek durumda.

10. Gelecek Yol Haritası – AI‑Destekli Sözleşme Zekâsı

Contractize.app, AI‑yardımlı madde önerileri ve öngörücü yenileme risk puanlaması üzerine çalışmalar yürütüyor. Geçmiş yenileme sonuçlarını bir makine öğrenmesi modeline besleyerek, anlaşmazlık çıkma ya da yeniden müzakere gerektirme ihtimali yüksek sözleşmeleri son tarihinden çok önce işaretleyebilecek.

Beta erişimi için bizi takip etmeyi unutmayın—erken benimseyenler sözleşme yaşam döngüsü yönetiminde rekabet avantajı yakalayacak.

Bir Sonraki Adımı Atın

1. Contractize.app için ücretsiz deneme hesabı oluşturun.
2. Mevcut sözleşmelerinizi içe aktarın.
3. Yenileme iş akışı şablonunu etkinleştirin.

Birkaç gün içinde, anlaşmalarınızı koruyan, uyumu sağlayan ve değerli insan kaynağını serbest bırakan kendini yöneten bir sisteminiz olacak.

Ayrıca Bakın

• Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimine Genel Bakış (TechTarget)
• GDPR Veri İşleme Sözleşmeleri İçin Uyumluluk Kontrol Listesi (EU‑Official)
• SaaS Lisans Sözleşmeleri İçin En İyi Uygulamalar (Harvard Business Review)
• AI ile Hukuki İş Akışlarını Otomatikleştirme (LawGeex Blog)